LA TECNOLOGÍA SIMPLIFICA LOS RRHH

19 oct 2016
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Tecnología para aligerar las cargas de trabajo

En el entorno actual la tecnología en general, y el software de Recursos Humanos en particular, ayuda a la función de Recursos Humanos a descargarse de aquellas tareas rutinarias y repetitivas para ser más eficientes, optimizar costes y, a la vez, aportar una mayor valor añadido a la gestión de personas. “Simplificar la gestión de los RRHH” fue el tema de debate que centró el Desayuno con Talento organizado por Equipos&Talento y patrocinado por NGA Human Resources. En esta ocasión directivos de Recursos Humanos de Amadeus IT Group, Mediaset, Selfbank, Société Générale y WiZink aportaron su visión y experiencia en este ámbito.

Amadeus IT Group está inmersa en un proceso de mejora continua y para lograrlo la compañía se apoya en el uso de herramientas tecnológicas que permitan aligerar las cargas de trabajo. En palabras de la directora de Recursos Humanos de la sede corporativa de Madrid de Amadeus, Valle Rodríguez, “estamos revisando constantemente todos los procesos para agilizarlos y simplificarlos. De hecho, utilizamos la metodología que denominamos AGILE y nos apoyamos mucho en la tecnología”. Un claro ejemplo de esta metodología se encuentra en el proceso de selección y reclutamiento. “Además de que el candidato pueda acceder a nosotros a través de las redes sociales y saber en todo momento en qué situación se encuentra su proceso de selección, todas las pruebas se realizan de forma online y toda la documentación está recogida en una misma base de datos para que todos los departamentos implicados puedan acceder a ella. De este modo, la utilización de las nuevas tecnologías nos permite agilizar mucho los procesos de reclutamiento”, comenta Valle Rodríguez. No obstante, y a pesar del importante apoyo tecnológico, para la directora de Recursos Humanos de Amadeus sigue siendo fundamental la relación directa y el trato cara a cara con el empleado. “Lo que intentamos es simplificar o quitar peso burocrático a todo lo que no añada valor, pero evidentemente no podemos eliminar la relación entre la persona y Recursos Humanos o entre el trabajador y su manager”.

En la misma línea se sitúa WiZink, el banco online especializado en tarjetas y depósitos participado por Popular. Precisamente, la nueva entidad financiera procede del antiguo Bancopopular-e que, a su vez, adquirió el negocio de Barclaycard en España y Portugal. Debido al lanzamiento de la nueva marca el director de Recursos Humanos de WiZink, Ramón del Caz, afirma que la compañía se encuentra en pleno proceso de transformación con el objetivo de ser un banco totalmente digital. Además está “en el camino de implementar nuevos procesos de Recursos Humanos, una nueva cultura y valores, una nueva definición de competencias, etc.” Desde el punto de vista de sistemas, la dirección de Recursos Humanos de la entidad financiera ha apostado por Workday para apoyar tecnológicamente todos los procesos de gestión y en estos momentos se encuentra en una fase inicial de la implementación.

Para Luis Expósito, director de Recursos Humanos de Mediaset España, lo importante a la hora de hablar de simplificación es identificar el propósito. En este sentido, Luis Expósito comenta que “en Recursos Humanos tenemos la intención de simplificar con el objetivo de liberar tiempo rutinario de tareas repetitivas para dar valor añadido a la organización”. Para ello es fundamental gestionar por confianza y descentralizar. “En la medida en la que la dirección de Recursos Humanos concentra la toma de decisiones y de supervisión es muy difícil simplificar. Por lo tanto, se han descentralizado, tanto dentro de la propia dirección como en los departamentos, ciertas decisiones como un anticipo de sueldo o algunos procesos de formación. Todo esto permite liberar tiempo a la organización y salirse del esquema burocrático”, asegura Luis Expósito. Precisamente, en esta línea, Mediaset está trabajando en el desarrollo de apps con el objetivo de “gestionar todo el proceso de integración del conocimiento e información de la compañía. La tecnología nos va a permitir simplificar mucho, sobre todo desde un concepto de autoservicio. Es decir, que la gente pueda acceder directamente a toda la información”.

Por su parte, la directora de Desarrollo de Personas, Proyectos y RSC de SefBank, Cristina Plaza, explica que el banco digital perteneciente al grupo Société Générale tiene externalizada toda la parte operativa de Recursos Humanos para aportar más valor al empleado. “Aunque somos digitales también necesitamos un proceso de transformación digital en la organización. Por este motivo, hay una tendencia a unificar procesos en todo el grupo sobre todo de evaluación del desempeño, procesos de revisiones salariales y retribución... pero todavía nos queda un paso por dar de cara a unificar la gestión y la relación personal y dedicar tiempo a la relaciones personales”, comenta Cristina Plaza. En la misma línea Mayte Godino, directora de Recursos Humanos para España y Portugal de Société Générale, asegura que en la compañía trabajan con “el propósito de simplificación y el concepto de agility es globalmente uno de los propósitos de la compañía. La agilidad es una necesidad tanto con nuestros clientes como con nuestros empleados”. Pero Mayte Godino va más allá “nosotros tenemos sistemas globales como una evaluación del desempeño interactiva, la evaluación 360, la nómina externalizada... pero no somos simples. A veces complicamos la simplicidad que te ofrecen las herramientas.

Preguntémosle a un manager o a un empleado si considera que la gestión de RRHH es simple, ágil y poco burocrática. Yo creo que la respuesta es negativa. Tenemos todos los medios, pero tendemos a ser poco ágiles por las políticas y por los procesos”. En este punto Santiago Zerolo, Account Management Regional Director de NGA Human Resources, considera que “toda simplicación para el empleado es una complicación para el departamento de RRHH. Las herramientas y la tecnología normalmente ofrecen un estándar, pero este estándar no se adapta a todas las empresas. Hay una tendencia de RRHH de mantener los usos y costumbres de las compañías y esto es lo que complica los procesos”. Por este motivo el Digital HR Regional Director de NGA Human Resources, Juan López, asegura que la tecnología está para ayudar, pero no es la solución en sí misma. “Cada compañía tiene que saber cuál es su estrategia, como quiere manejar sus procesos y ahí es donde tenemos que estar con la tecnología para facilitar todos esos cambios. La tecnología nos aporta la capacidad de llegar de forma individualizada a todos nuestros empleados. A partir de ahí podemos hacer los procesos tan simples o tan complejos como queramos”.

La tecnología como palanca para el engagement

El director para Iberia de NGA Human Resources, Amadeo Carbó, considera que la tecnología facilita la gestión de la diversidad generacional dentro de la organización. “En las empresas ya nos estamos encontrando a cinco generaciones trabajando a la vez y cada una necesita tratos distintos y tiene expectativas diferentes. La tecnología está dando un salto cualitativo muy significativo para poder simplificar y atender a los distintos tipos de necesidades. Estamos en un momento en el que la tecnología te brinda muchas posibilidades para simplificar”.

Pero Ramón del Caz, de WiZink, también advierte sobre un problema del mundo actual al afirmar que “estamos en un momento en el que se tiende a promover y a favorecer el trabajo desde casa, incluso en los lugares de trabajo el ratio puestos de trabajo empleados es menor porque la gente no tiene puestos asignados... si no gestionamos bien esta circunstancia podemos llegar al desarraigo. El reto es cómo gestionamos para que la gente no se desarraigue en un entorno tan diferente”. Una posible solución según el director de RRHH de WiZink son las comunidades virtuales o redes sociales internas que permitan que, además de hablar de negocio, la gente pueda compartir aquellos temas más personales que también interesan al empleado. “De esta manera nos podemos convertir en polos de atracción de talento porque gestionamos los elementos de compromiso, de motivación y de vinculación en base a los nuevos referentes”.

La sede central de Amadeus en Madrid cuenta con una plantilla de más de 820 empleados de los cuales el 46% son extranjeros, el 58% son millennials, un 37% son generación X y los Baby Boomers representan un 7%. La compañía cuenta con 151 nacionalidades y habla en 30 idiomas. “Somos diversos en todo y esta diversidad atrae mucho a los millennials, pero para conseguir su engagement y su compromiso, aparte de ofrecerles un entorno en el que se sientan a gusto y tengan a su disposición la última tecnología del mercado, no podemos perder el contacto personal. Se enganchan por la parte humana”, asegura Valle Rodríguez. Por este motivo, la compañía tecnológica dispone de “una red social interna, llamada My Site, que alberga una comunidad donde el profesional se puede identificar como experto en un tema para que el resto de la organización le pueda preguntar dudas sobre sus áreas de expertise. Así consigues crear relaciones con toda la organización más allá de tu trabajo concreto o de tu departamento”, añade Valle Rodríguez.

Con el objetivo de generar compromiso y gestionar las diferentes generaciones, para Mayte Godino, de Société Générale, la clave es la personalización de lo estándar. “Tenemos que facilitar herramientas y trabajar con los managers para conseguir la descentralización de la función. Tenemos que trabajar con los managers para darles las herramientas, la formación y el acompañamiento necesario para que gestionen a sus equipos. Al final los managers son los gestores de RRHH y esto es lo que nos permite gestionar la diversidad”. Mientras que Cristina Plaza, de SelfBank, identifica el reto de Recursos Humanos en ofrecer al empleado lo mismo que la empresa le da como cliente. Por supuesto la digitalización y la simplificación ayudan, pero “tenemos que ir a buscar esa experiencia de empleado”. En España “tenemos muchos perfiles muy jóvenes que vienen atraídos por la tecnología, pero sobre todo por el proyecto y la relación humana”.